Как вести деловой разговор по телефону?
Телефон сегодня один из самых быстрых способов связи. С его помощью можно устанавливать новые деловые контакты без непосредственной встречи. Но если деловой человек не умеет правильно общаться по телефону, пренебрегает правилами делового общения, то телефонные переговоры могут стать реальной помехой для достижения результата. Прежде чем позвонить, ответьте себе на следующие вопросы: на самом ли деле есть острая потребность в разговоре с этим собеседником? Обязательно ли знать ответ партнера? Может, стоит встретиться с этим человеком лично?
Что необходимо выяснить перед тем, как вы собираетесь позвонить?
1. Имя, должность человека, которому Вы хотели бы позвонить, название отдела и организации, в которой он работает.
2. Телефонный номер, код города.
3. Обстоятельства, по которым Вы звоните.
4. Вопросы, которые необходимо задать.
5. Информацию, которую необходимо передать.
6. Приготовьте ручку, бумагу, чтобы сделать необходимые записи.
7. Записывайте данные по мере того, как Вы их получаете. При этом все необходимые бумаги, документы должны находиться рядом с Вами, чтобы можно было в случае необходимости быстро ответить на поставленные вопросы или получить нужные сведения.
8. Если вы не успели записать все, не стесняйтесь переспросить детали разговора.
В телефонном общении не следует:
- в течение долгого времени игнорировать звонящий телефон или подолгу его занимать (тем более личными разговорами);
- начинать деловой разговор нейтральными словами «Привет», «Да», «Говорите». Это уместно только для домашних разговоров;
- спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»;
- вести две беседы одновременно — по телефону и с человеком, который находится рядом с вами, в одной комнате;
- использовать для заметок попавшиеся под руку клочки бумаги и листки календаря (что-нибудь обязательно потеряется);
- отвечать: «Все на обеде», «Сейчас никого нет», «Перезвоните попозже» и т.п.
В телефонном общении рекомендуется:
- поднимать трубку до четвертого звонка;
- представиться, назвать организацию, свое подразделение и вашу должность;
- спросить: «Чем я могу вам помочь?»;
- концентрировать внимание на одной беседе;
- внимательно слушать;
- не затягивать каждый отдельный разговор, лучше предложите человеку перезвонить, если вам потребуется время для выяснения деталей;
- использовать для записи телефонных разговоров фирменные бланки или личный деловой блокнот;
- записать информацию и сообщить абоненту, что ему обязательно перезвонят.
Собеседники не видят друг друга, и им остается общаться (в среднем 3-5 мин) только с помощью изменения интонации. При этом около трети телефонного общения составляют паузы между словами и выражение эмоций говорящих, из-за чего фразы, произносимые по телефону, не всегда получаются четкими.
В телефонных разговорах неуместна излишняя вежливость: «Будьте любезны, попросите, пожалуйста, к телефону, если вас не затруднит...» Подобные затянутые церемонии у деловых людей способны вызвать только раздражение.
Если вы договаривались о телефонном звонке с вашим собеседником, но не уверены, что вас помнят, следует напомнить о вашем последнем разговоре и назвать себя. Это избавит собеседника от ненужных предисловий, во время которых он будет судорожно вспоминать, кто вы и чего от него хотите.
Телефонную трубку лучше снимать левой рукой, а правой одновременно записывать передаваемую информацию (соответственно для левшей удобнее снимать трубку правой рукой). Если во время телефонного разговора будет плохая слышимость, то это не повод повышать голос. Сначала надо выяснить, действительно так же плохо слышат вас или это затруднение одностороннее. Вообще громкость беседы по телефону должна быть такой же, как и при личной беседе, так как микрофон рассчитан на обычный, средний уровень громкости.
Как и при личной встрече, не следует говорить слишком быстро, потому что придется несколько раз повторить то, что не понял сразу собеседник.
Если у вас неидеальная дикция (таких среди нас большинство), то телефон лишь усугубит ваши недостатки речи. Особенно неразборчиво звучат фамилии, числа и числительные, поэтому на них надо обратить особое внимание и произносить их максимально отчетливо.
