В целях достижения наилучших результатов деятельности, приоритетами в работе архивного отдела администрации муниципального образования Кавказский район (далее – архивный отдел) в 2024 году, являлись мероприятия по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, качественное оказание муниципальных услуг, в том числе посредством электронного информационного взаимодействия территориальных органов СФР с муниципальными архивами.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда РФ в 2024 году специалистами архивного отдела проведены следующие мероприятия в фондах постоянного хранения:
- переплетено и подшито 58 единиц хранения 4 архивных фондов;
- отремонтированы 63 листа из 4 единиц хранения.
Продолжалась работа по проверке наличия и физического состояния дел. За 2024 год проверено 9 фондов, 2336 ед.хр. личного состава и управленческой документации. Акты о проверке наличия и состояния документов включены в состав дел фондов. Во все учетные документы внесены соответствующие записи.
Произведено картонирование 1247 единиц хранения. В полном объеме закартонированы и прошифрованы дела, принятые в 2024 году – 1078 единиц хранения, из них 1018 единиц хранения управленческой документации, 69 единиц хранения по личному составу, В полном объеме внесены заголовки по делам постоянного хранения и по личному составу. Количество заголовков дел, внесенных в ПК «Архивный фонд» за 2024 год – 27248. Всего внесено заголовков по состоянию на 01 января 2025 года 68495 заголовков по 167 фондам (207 описям) дел постоянного хранения, а также по 490 фондам (492 описям) по личному составу.
Общее количество фондов и единиц хранения, включенных в автоматизированную систему государственного учета, соответствуют данным паспорта архива – 657 фондов, 699 описей, 68495 единиц хранения.
Работа по учету архивных документов строилась в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 21 марта 2020 г. № 24.
Обеспечивалось соблюдение температурного режима в архивохранилищах, проведение ежемесячного обеспыливания документов, санитарных дней.
Принято на хранение 1018 единиц хранения управленческой документации от 34 организаций – источников комплектования муниципального архива администрации муниципального образования Кавказский район.
В 2024 году на хранение в архив приняты документы по личному составу от 3 ликвидированных организаций в количестве 51 дела с полной комплектностью описей. Итого, по состоянию на 1 декабря 2024 года, в архиве хранится 490 фондов, 26878 единиц хранения документов по личному составу.
В целях обеспечения доступа пользователям к архивным документам осуществлялась работа по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата, описанию и каталогизации архивных документов. В соответствии с планом велась работа по каталогизации управленческой документации. Продолжена разработка фонда № Р-100 «Администрация Кавказского района» по теме « О разрешении строительства гаражей» - составлено 44 карточки, по теме «О разрешении строительства нового жилого дома» - составлено 62 карточки, а также по теме « О предоставлении земельного участка для организации КФХ» - составлено 24 карточки. Всего составлено 130 карточек по 20 единицам хранения.
Каталогизация архивных документов коллекций документов проводилась по фонду Р-83-Г «Коллекция документов по истории города Кропоткина», составлены 6 карточек по 3 ед. хр. В течение 2024 года продолжаются работы по оформлению каталожной книги по справочно-информационному фонду.
Одним из важных направлений деятельности архива в 2024 году, в соответствии с намеченным планом, стало использование архивных документов.
Специалистами архивного отдела, к юбилейным датам подготовлены 7 электронных выставок, которые размещены на официальном сайте администрации муниципального образования Кавказский район в разделе «Интернет - выставки 2024» на странице архива, а также в архивном отделе подготовлены 8 книжных и документальных экспозиции.
В течение года обеспечивалось своевременное исполнение запросов юридических и физических лиц. В данном виде работы специалисты архива руководствуются нормативными правовыми актами в области архивного дела и защиты информации, методическими рекомендациями управления при администрации Краснодарского края, а также административным регламентом по предоставлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий, который был разработан и внедрен в 2020 году.
По итогам работы архива в отчетном году зарегистрировано 2116 обращений граждан и организаций, подготовлены 2687 документов (исполнено архивных справок, архивных копий, выписок), в том числе исполнено положительно 2492, что составляет 92,7%.
Для обеспечения доступа пользователей к архивным документам осуществлялась работа по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата. Так в 2024 году специалистами архива продолжилась оцифровка описей дел постоянного хранения и по личному составу. В течение года были дополнены предоставленные описи источников - комплектования за 2021 год. Кроме того, в полном объеме оцифрованы 492 описи дел по личному составу на 3274 листа.
В отчетном году была продолжена работа по сканированию дел постоянного срока хранения. В 2024 году оцифровано 58 дел постоянного срока хранения, 9966 листов. На сегодняшний день оцифровано 683 единицы хранения, 118727 лист.
Одной из главных задач специалистов архива остается повышение профессионального уровня и выполнение запланированных мероприятий по основным направлениям работы.
