Приоритетами в работе архивного отдела администрации муниципального образования Кавказский район (далее – архивный отдел) в 2023 году, являлись мероприятия по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, качественное оказание муниципальных услуг, в том числе посредством электронного информационного взаимодействия территориальных органов СФР с муниципальными архивами.
В целях обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда РФ в 2023 году специалистами архивного отдела проведены следующие мероприятия в фондах постоянного хранения:
- переплетено и подшито 50 единиц хранения 9 архивных фондов;
- отремонтировано 55 листов из 3 единиц хранения;
- произведено картонирование 1113 единиц хранения;
- проведена работа по изготовлению 246 ярлыков на архивные коробки, заменены и наклеены на вновь поступившие фонды титульные листы в количестве 378 штук.
Продолжалась работа по проверке наличия и физического состояния дел. За 2023 год проверено 5 фондов, 633 ед.хр. управленческой документации. В ходе работы выполнена выверка учетных документов, сверка их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описям дел и проверка правильности составления итоговых записей. Нарушений не установлено.
Внедрена в практику работы архивного отдела и используется версия 5.0.5 программного комплекса «Архивный фонд». За 2023 год введены в ПК «Архивный фонд» 3 новых фонда, 4 описи, 230 единиц хранения.
В полном объеме внесены заголовки по делам постоянного хранения. Количество заголовков дел, внесенных в ПК «Архивный фонд» за 2023 год – 21037 по 131 описи, в том числе 20389 заголовков по 119 описям дел постоянного хранения и 648 заголовков из 12 описей дел по личному составу. Всего внесено заголовков по состоянию на 01 января 2024 года 41247 заголовков по 179 фондам (200 описям), в том числе по 12 фондам по личному составу.
В рамках выполнения постановления администрации муниципального образования Кавказский район от 16 января 2023 года № 18 «Об упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу и передаче документов постоянного хранения в 2023 году», проведена работа по описанию управленческой документации организаций-источников комплектования. Представлены на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при администрации Краснодарского края и утверждены описи дел постоянного хранения по 2020 год 37 организациям списка № 1 в количестве 880 единиц хранения, по 2022 год – 2 ТИК.
Принято на хранение 849 единиц хранения управленческой документации от 35 организаций – источников комплектования муниципального архива администрации муниципального образования Кавказский район.
Одним из важных направлений деятельности архива в 2023 году, в соответствии с намеченным планом, стало использование архивных документов.
Специалистами архивного отдела, к юбилейным датам подготовлены ряд электронных выставок, которые размещены на официальном сайте администрации муниципального образования Кавказский район в разделе «Интернет - выставки 2023» на странице архива.
Кроме этого, в архивном отделе администрации МО Кавказский район подготовлены 3 выставки книжных экспозиций: «К празднику «День России»; «Страницы памяти о войне»; «Профессия – учитель. По следам Кропоткинского педучилища…». Для подготовки выставок использовались фондовые документы и внефондовые фотодокументы.
Для освещения вопросов деятельности архива в 2023 году, в разделе «НОВОСТИ 2023» на странице архива официального сайта администрации опубликованы 10 заметок о работе архивного отдела.
В течение года обеспечивалось своевременное исполнение запросов юридических и физических лиц. В данном виде работы специалисты архива руководствуются нормативными правовыми актами в области архивного дела и защиты информации, методическими рекомендациями управления при администрации Краснодарского края, а также административным регламентом по предоставлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий, который был разработан и внедрен в 2020 году.
По итогам работы архива в отчетном году зарегистрировано 1334 обращения граждан и организаций, подготовлены 2500 документов (исполнено архивных справок, архивных копий, выписок), в том числе исполнено положительно 2337, что составляет 93,5%.
Количество выданных документов пользователям для самостоятельной работы с документами, во временное пользование сотрудникам архивного отдела для выполнения поисковых работ – 12892 единицы хранения.
В отчетном году была продолжена работа по сканированию дел постоянного срока хранения. В 2023 году оцифровано 83 дела постоянного срока хранения, 15586 листов. На сегодняшний день оцифровано 625 единиц хранения, 108761 лист.
Специалисты отдела стараются постоянно совершенствовать свой профессиональный уровень, осваивают новые виды деятельности, направленные на внедрение новых технологий и повышение эффективности работы отдела в целом.
